Software
Qualitätfür die Kindertagespflege

Das Fachverfahren unterstützt die Teamarbeit an beliebig vielen Arbeitsplätzen — im gemeinsamen Büro oder dezentral über mehrere Standorte verteilt. Die Zusammenarbeit erfolgt ohne Zeitverlust.

Umfangreiche Statistiken

Das Tagespflegeportal liefert alle wichtigen Kennzahlen zur Kindertagespflege der Region. Daten lassen sich kumuliert oder je Gemeinde einzeln auswerten.

• Entwicklung der Betreuungen grafisch
• Tagesaktuell oder rückwirkend zu beliebigem Stichtag, differenziert nach Altersgruppen und Betreuungsumfang
• Ermittlung tatsächlicher Betreuungsstunden u3 und ü3
• Vollautomatische Erstellung der Kinder- und Jugendhilfestatistik
• Lieferung der Landesstatistik (LSKN, IT NRW) vollautomatisch zum 01. März via API des Bundesstatistik­amtes
• Vergleich mit den Zahlen vergangener Jahre

Freie Plätze & Belegung

Das Tagespflegeportal zeigt freie Plätze und Belegung im jeweiligen Stadtgebiet — auf Wunsch auch für ein abweichendes Gebiet.

Belegung im Detail

Über das Tagespflegeportal lassen sich nahezu alle Detailfragen zur Belegung beantworten — vorausgesetzt, die Daten liegen vor. Fehlende Datenpunkte erarbeiten wir gemeinsam.

Eine automatische Prüfung auf die maximal zulässige parallele Betreuung verhindert Überbuchungen.

Das Fachverfahren erfasst alle Daten in übersichtlichen Eingabemasken, Schritt für Schritt. Fehlende Angaben lassen sich jederzeit nachtragen; für die Landesstatistik relevante Felder werden automatisch auf Vollständigkeit geprüft.

Bereits vorhandene Personendaten können — sofern im Excel- oder CSV-Format vorhanden — bequem in das System importiert werden.

Tagespflegeerlaubnis

Das Fachverfahren erteilt die Tagespflegeerlaubnis zentral oder dezentral. Daten einer zukünftigen Kindertagespflegeperson werden z. B. von einer Außenstelle (Familienservicebüro) aufgenommen und sind sofort beim Jugendamt verfügbar — ohne Versand per Post.

• Digitale Hinterlegung von Lebensläufen und Führungszeugnissen
• Automatische Erinnerung an auslaufende Erlaubnisse (Intervalle individuell)
• Überwachung relevanter Kriterien (z. B. Erste-Hilfe-Kurs)
• Übersichtliche Ampelgrafik auf dem „Datenblatt“ der Kindertagespflegeperson
• Erfassung und Überwachung von Fortbildungen inkl. Teilnahmestatus

Die Tagespflegeerlaubnis vergebende Stelle kann eine eigene Rolle im Fachverfahren erhalten und sich somit ausschließlich auf diese Daten konzentrieren.

Das Fachverfahren Kindertagespflege bündelt das Fortbildungsmanagement an zentraler Stelle — von der Anlage einer Veranstaltung bis zur Kosten- und Teilnahmeführung.

• Fortbildungen anlegen
• Teilnahme verwalten
• Kosten managen
• Warteliste führen

Gemeinsam mit der Kindertagespflege App lassen sich diese Daten direkt von den Kindertagespflegepersonen pflegen.

Das Tagespflegeportal deckt die volle Bandbreite der Abrechnungsfunktionen in der Kindertagespflege ab — von der Erfassung bis zur Buchhaltungs-Schnittstelle.

• Tagespflegeentgelt, Kostenbeitrag, Mittagsverpflegung, Sozialversicherungen, Pauschalen
• Automatisierte Abrechnungsvorschau · variable Fälligkeitstermine
• Integritätsprüfungen für valide Abrechnungsdaten (SHA1, SHA-256)
• Auszahlungs- und Einzahlungsanordnungen zur Kontrolle
• 4-Augen-Prinzip vor Freigabe · Benutzerrechte mit Freigabeaccount
• Protokollierung sämtlicher Bewegungen
• Schnittstellen zu Infoma, AB-Data, SAP, SEPA u. a.
• Kameralistische und doppische Buchhaltung · Abgleich mit der Finanzbuchhaltung
• Erstellung von Bescheiden · ZfA-Schnittstelle für Sozialversicherungsdaten

Das Tagespflegeportal ermittelt zu den Betreuungswünschen der Eltern automatisch die passenden Kindertagespflegepersonen — auf Basis des Profils und der tatsächlichen Belegung bei Betreuungsbeginn.

Vorausschauend lässt sich prüfen, ob bei einer Kindertagespflegeperson zu einem künftigen Zeitpunkt eine Betreuung möglich wäre.

Die Vertretung von Kindertagespflegepersonen und Großtagespflegestellen wird strukturiert im Verfahren hinterlegt — und steht damit für Vermittlung, Belegungsübersicht und Abrechnung jederzeit zur Verfügung.

Das Fachverfahren führt eine übersichtliche Warteliste für noch nicht versorgte Kinder. Werden Kapazitäten frei, lässt sich schnell und unkompliziert ein passender Platz zuweisen.

Schnittstellen zu Kita-Anmeldeverfahren (z. B. netgo) übernehmen online angemeldete Kinder direkt ins System.

Das Tagespflegeportal bietet eine individuell anpassbare Suche, um passende Kindertagespflegepersonen zum jeweiligen Tagespflegekind zu finden. Sie eignet sich auch, um bestimmte Personen oder Personenkreise gezielt per Post oder E-Mail anzuschreiben.

Urlaubsplanung

Das Fachverfahren verwaltet Urlaubs- und Krankheitstage in Anbindung an die Kindertagespflege App. Kindertagespflege­personen erfassen ihre Tage selbst und behalten sie jederzeit im Überblick.

Über die Verwaltung von Sperr- und Pausenzeiten bleibt die vertraglich geregelte Arbeitszeit der Kindertagespflege­person sicher eingehalten — ohne, dass sie aktiv im Auge behalten werden müsste.

Das Tagespflegeportal informiert über wichtige Termine und ablaufende Fristen — automatische Erinnerungen werden bei Bedarf um manuelle Wiedervorlagen ergänzt.

Das Tagespflegeportal erstellt aus der Detailsuche heraus Listen von Kindertagespflegepersonen für Newsletter oder Serienbriefe. Die Optik wird an die hauseigenen Briefvorlagen angepasst.

Das Fachverfahren Kindertagespflege bietet ein bis auf Datensatzebene einstellbares Rechtekonzept. Unterschiedliche Vermittlungsstellen sehen oder bearbeiten nur eigene Datensätze, während übergeordnete Stellen alle Daten einsehen.

Benutzer-Gruppen-Struktur, anpassbar an landes- oder kommunaltypische Gegebenheiten. Diverse Organisationsformen sind bereits hinterlegt.